Welke gegevens voer ik in bij het boeken?

Bij het boeken van een vliegticket of een ticket voor de trein, bus, boot, Thalys,... voer je de gegevens in die overeenkomen met je identiteitskaart. Dit geldt ook voor de reserveringen van B&B-, hostel- en hotelkamers. Het is erg belangrijk dat de gegevens op je boeking overeenkomen met die op je identiteitskaart. Dit voorkomt reisproblemen zoals weigering, extra controles en boetes.

Je beschikt over een nieuwe identiteitskaart en moet nog boeken

Als je je voornaam en/of geslachtsregistratie liet aanpassen en je beschikt over een nieuwe identiteitskaart, dan kun je probleemloos boeken onder je nieuwe naam en/of geslachtsregistratie. Zorg er wel voor dat je internationaal reispaspoort, visum en rijbewijs ook zijn aangepast als je buiten Europa reist of met de auto op pad gaat. Lees hier meer over de kostprijs en aanvraagprocedure van alle reisdocumenten. 

Zorg er daarnaast voor dat alle andere documentatie en verzekeringen de juiste gegevens vermelden.

Je beschikt over een nieuwe identiteitskaart en een boeking

Als je je voornaam en/of geslachtsregistratie hebt laten aanpassen (of dit nog in procedure is) en je hebt een nieuwe identiteitskaart, maar je hebt eerder al tickets geboekt, kunnen er problemen ontstaan doordat de gegevens niet meer overeenkomen. De reeds gekochte tickets vermelden dan je oude naam en/of geslachtsregistratie. Dit kan vooral problematisch zijn tijdens het reizen per vliegtuig.

Bij het inchecken kun je worden geweigerd voor de vlucht of trip als de gegevens op je identiteitskaart niet overeenstemmen met die op de boeking. Om te voorkomen dat je wordt geweigerd, moet je de gegevens op je tickets voor vertrek laten aanpassen.

Wijziging is alleen mogelijk als de (tarief)voorwaarden van de reismaatschappij dit toestaan. Wij contacteerden heel wat reismaatschappijen en kwamen te weten dat het bij sommige reismaatschappijen niet mogelijk is om de boeking te wijzigen. Je bent dan verplicht om de reis te annuleren en een nieuwe boeking te maken. Bij andere reismaatschappijen is wijziging alleen mogelijk als je nog niet bent ingecheckt. Of een wijziging wordt toegestaan en onder welke voorwaarden, hangt sterk af van de gekozen reismaatschappij. Controleer dit dus goed en informeer je tijdig bij de klantendienst en/of het reisbureau.

Thalys heeft het TIP bevestigd dat ze kosteloos wijzigingen doorvoeren voor trans personen. Je moet echter enkele dagen van tevoren contact opnemen met de klantendienst en melden dat je reist met een nieuwe identiteitskaart vanwege een aanpassing van je voornaam of/en geslachtsregistratie.

Naamcorrectie versus naamswijziging

Er wordt vaak onderscheid gemaakt tussen een naamcorrectie en een naamswijziging. Een correctie betreft kleine aanpassingen, zoals bv. het verbeteren van maximaal drie verkeerd ingevoerde letters. Dit kan bij de meeste reismaatschappijen eenvoudig en vaak goedkoop of zelfs kosteloos worden doorgevoerd. Dit wordt vaak gebruikt door reizigers die per ongeluk een tikfout hebben gemaakt tijdens het boeken.

Een naamswijziging, waarbij je een volledig nieuwe naam en/of geslacht wilt registreren, is een ander verhaal. Als de reismaatschappij dit al toestaat, betaal je meestal een bepaald bedrag. Bij de meeste reismaatschappijen is een naamswijziging alleen toegestaan tot een bepaalde periode voor vertrek, meestal tot 24 uur voor vertrek.

In theorie zouden Belgische reismaatschappijen geen extra kosten mogen rekenen voor het wijzigen van gegevens voor trans personen die een officiële wijziging van geslachtsregistratie en voornaam hebben doorgevoerd. Als trans persoon voer je bij het boeken je gegevens in volgens je huidige identiteitskaart en maak je geen fout in naam of geslachtsregistratie.

Helaas verloopt het in de praktijk niet altijd probleemloos en/of gelden er per land en dus ook per reismaatschappij andere regels. Bij een wijzigingsaanvraag is het belangrijk om duidelijk aan te geven dat je trans bent. Dit kan ongemakkelijk zijn omdat je jezelf moet outen, maar het vergroot de kans op een kosteloze wijziging.

Houd rekening met de verwerkingstijd en het feit dat reismaatschappijen niet altijd makkelijk bereikbaar zijn. Vraag een wijziging of correctie daarom ruim op tijd aan. Wil men de wijziging niet kosteloos doorvoeren? Vraag dan advies aan het TIP.

Eveneens mogen touroperators geen extra kosten in rekening brengen voor een aparte kamer als je ervoor kiest om als trans persoon in een gezamenlijke mannen- of vrouwenkamer te verblijven tijdens een georganiseerde groepsreis. Dit zou anders een vorm van indirecte discriminatie zijn. Indien dit toch gebeurt, kun je een klacht indienen.

Boekingswebsites versus luchtvaartmaatschappijen

Boek je via een boekingswebsite (bijvoorbeeld Booking.com, Cheap tickets, Eliza was here,...), houd er dan rekening mee dat er naast wijzigingskosten vaak nog administratiekosten in rekening worden gebracht. Ook wanneer je rechtstreeks bij de reismaatschappij of/en de website van het hotel boekt, kunnen er bijkomende administratiekosten aangerekend worden. Ook reisbureaus kunnen extra kosten in rekening brengen.

Alle boekingswebsites maken hun reserveringen in een reserveringssysteem wat gekoppeld is aan het boekingssysteem van een reismaatschappij. Om de privacy van reizigers te garanderen is het voor de klantenservice van een reismaatschappij niet altijd mogelijk om de reservering van een boekingswebsite te bekijken, te wijzigen of te annuleren. Als je je vliegticket bijvoorbeeld via een boekingswebsite zoals Cheaptickets hebt geboekt bij Brussels Airlines, is het belangrijk om eerst contact op te nemen met Cheaptickets en pas daarna met Brussels Airlines.

Als blijkt dat je naast de wijzigingskosten ook het tariefverschil moet betalen, kan het wel eens goedkoper uitpakken om je oud vliegticket te laten annuleren en een nieuw ticket te boeken tegen een lager tarief. Na je te informeren over de bijkomende kosten, vraag je best even tijd aan de medewerker om de prijzen te kunnen vergelijken. Vergeet hierbij niet de naam van de desbetreffende medewerker te noteren, zodat je altijd naar die persoon kan refereren. Wanneer je beslist om een nieuw ticket te boeken, moet je zeker je oude ticket annuleren om dubbele boekingen of verwarring te voorkomen.

Je beschikt nog niet over een nieuwe identiteitskaart, en wil boeken

Het kan enige tijd duren voordat je je nieuwe identiteitskaart ontvangt, aangezien er een periode zit tussen het eerste contact met het gemeente- of stadhuis en het verkrijgen van je nieuwe identiteitskaart. Gemeenten werken vaak met tijdsloten en je moet meestal online een afspraak maken binnen een beschikbaar tijdslot. Tijdens drukke periodes kan het lastig zijn om een tijdslot te vinden dat zowel voor jou als de gemeente uitkomt.

Enkel voornaam :

Bij je eerste bezoek dien je je verklaring in en daarna heeft de gemeente maximaal 3 maanden de tijd om je voornaam aan te passen. Dit kan soms snel gebeuren (bv. binnen de week), maar soms duurt het langer afhankelijk van de drukte en personeelsbezetting bij de gemeente. Zodra de wijziging is doorgevoerd, moet je je identiteitskaart ophalen en mogelijk nieuwe foto's laten maken en je handtekening vernieuwen. Ook hierbij kunnen tijdsloten een rol spelen.

Ook/of geslachtsregistratie:

Bij je eerste bezoek dien je je verklaring in en daarna moet je minimaal 3 maanden, maximaal 6 maanden wachten voordat je voor een tweede keer moet verschijnen. Na deze tweede afspraak wordt de wijziging doorgevoerd. Dit kan soms snel gebeuren (bv. binnen de week), maar soms duurt het langer afhankelijk van de drukte en personeelsbezetting bij de gemeente. Zodra de wijziging is doorgevoerd, moet je je identiteitskaart ophalen en mogelijk nieuwe foto's laten maken en je handtekening vernieuwen. Ook hierbij kunnen tijdsloten een rol spelen.

Advies

Het is raadzaam om te wachten met het boeken van je reizen totdat je je nieuwe identiteitskaart hebt ontvangen. Het is riskant om ervan uit te gaan dat je op tijd een nieuwe identiteitskaart zult ontvangen en alvast te boeken met gegevens die niet overeenkomen met je huidige identiteitskaart. Er kan altijd iets misgaan bij de gemeente, waardoor je je nieuwe identiteitskaart mogelijk niet op tijd krijgt.

Laatst nagekeken op: .